仕事のミスをなくしたい人のための、手帳の選び方と使い方

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　毎年年末や年度末の恒例行事として、新しい手帳を選ぶのが楽しみな人も多いのではないでしょうか。最近はスマホやタブレットでスケジュールを管理する方も増えましたが、まだまだ紙の手帳は人気です。また、紙の手帳をうまく使えば仕事のミスを劇的に減らすことだってできるんです。ここでは、仕事のミスをなくすための手帳の選び方と使い方をご紹介します。

仕事のミスをなくす手帳の選び方
仕事のミスをなくす手帳の使い方
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仕事のミスをなくす手帳の選び方

サイズを選ぶ

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　一般的に、手帳のサイズは5種類あります。

A6　文庫本サイズ　148×105mm
B6　単行本サイズ　182×128mm
A5　教科書サイズ　210×148mm
B5　小ノートサイズ　257×182ｍｍ
A4　ノートサイズ　210×297mm

　ビジネスで人気なのは、B6やA5サイズの手帳です。A6サイズはコンパクトで持ち運びが楽なのですが、記入スペースが小さいのが難点です。他にも、正方形や変形サイズの手帳もありますが、無難にB6やA5サイズの物を選ぶのが良いでしょう。
　仕事で手帳を使う場合、カバンなどで持ち運ぶ機会が多いと思います。あまり大きすぎるサイズだと、取り出しに手間取ることも考えられますので、普段使うカバンに合ったサイズのものを選ぶのが良いでしょう。おすすめは、自分のビジネススタイルで持ち運びするのに不便ではない、最大サイズのものを選ぶことです。

スタイルを選ぶ

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　週間タイプや月間タイプ、バーチカルタイプなど、手帳には様々なスタイルのものがあります。手帳選びで1番大事なので、自分にとって使いやすいスタイルを選ぶようにしましょう。システム手帳だと、年間、月間、週間と、それぞれのスタイルを好きなように組み合わせることができます。

週間ダイアリー

　見開きで1週間のスケジュールを書き込むタイプです。縦書きのもの、横書きのもの、ブロックタイプのものなどがあります。

月間ダイアリー

　見開きで1ヶ月のスケジュールを書き込むタイプです。月間ダイアリーだけの手帳もありますので、薄い手帳が好みであれば、このタイプだけの手帳も販売されています。

日間ダイアリー

　見開きで1日分のスケジュールを書き込めるタイプです。スケジュールだけでなく、タスクリストやメモが書き込めるものが多いので、日記としても使いやすいでしょう。

　仕事のミスをなくすためにおすすめの手帳スタイルは

年間スケジュールのページがあるもの
月間ダイアリー欄には予定がたくさん書き込めるスペースがあるもの
週間ダイアリー欄にはメモスペースが十分あるもの

です。

デザインを選ぶ

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　システム手帳であれば、壊れるまで何年も使う方もいますが、毎年買い換えるタイプの手帳ならば、ある意味消耗品です。高価なものにこだわる必要はないでしょう。ただし、汚れが目立ったり、安っぽい質感のものは避けた方が無難です。また、キャラクターやブランドロゴが強調されたものも、ビジネスで使うのであれば避けた方が良いでしょう。色は黒、ネイビー、ブラウンといった、落ち着いたものを選んだ方が印象は良くなります。

仕事のミスをなくす手帳の使い方

きれいに書く

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　予定が修正された場合、二重線で消したり、黒く塗りつぶして空きスペースに新しい予定を書き込む人もいますが、あまりおすすめはできません。限られたスペースしかない手帳に、古い情報を残しておくのは、ミスや間違いのもとです。修正ペンや消しゴムで、きれいに消してから新しい予定を書き込みましょう。

敢えて書き込まず、付箋を使う

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　手帳に直接書き込むのではなく、付箋を使ってみましょう。例えばスケジュール欄で付箋を使えば、予定が変更になった時は付箋を移動させるだけで済みます。また、打ち合わせのメモも手帳に貼った付箋にキーワードを書き込んでいけば、後でまとめる時にはA3用紙などに並べ替えて俯瞰できるので、打ち合わせの全体像を見返すのに非常に便利です。固定された予定や、繰り返しの予定は手帳に直接書き込む、変更の可能性がある予定は、付箋を使うといった使い分けをしてみるのも良いでしょう。

スケジュールに余裕を持たせる

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毎日のスケジュールを立てる際、1時間かかりそうな仕事の予定があった場合は、手帳には1時間15分から1時間半の予定として入れておきましょう。また、月間スケジュールを立てる際は、2週間に1日は何も予定を入れない日を作っておきましょう。突発的な仕事やスケジュールの遅れを調整することができ、ミスを防ぐことができます。

締め切り時間を予定に組み込む

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　何かの仕事や提出書類の作成について手帳に書き込む場合、タスクリストに「〇〇の書類作成、〇〇の見積作成」と書くのが基本です。でも、ミスをなくすためには締め切り時間をスケジュールにも書き込むようにしましょう。締め切りを意識して仕事をすれば、ミスは劇的に少なくなります。

「すべきこと」と「したいこと」を分ける

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　ミスをしやすい人は、何となくやってみたいことと、絶対にやらなければならないことの区別ができていないことが多いようです。手帳にタスクを書き込む場合、「すべきこと」と「したいこと」を色分けしてみましょう。後で見直した際、優先順位が付けやすくなります。当然ですが、優先順位は「すべきこと」からです。

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コクヨ　ジブン手帳

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