学生の頃は、スマホを使ってＳＮＳで友人とコミュニケーションを取ることが多い昨今。でも、ビジネスではメールを使用して連絡する場面が多くあります。ＳＮＳばかりを使ってきた新卒社員にとっては、メールの返信の仕方に戸惑ってしまうことも多い様子。そこで今回は、ビジネスの場面でメールを返信するときの基本マナーをご紹介します。
件名は変更しなくてもＯＫ
メールの件名は、基本的に「Re:先方から届いたままの件名」で大丈夫です。これは、先方から届いたメール内容に関して返信するわけですから、そのまま返信してもマナー違反にはなりません。返信メールに重要な事柄を書いた部分があり、それを強調したい場合は「Re:先方から届いたままの件名（〇〇について回答）」など、件名に追記してみても良いでしょう。
返信はできるだけ早めに
急ぎの内容であれば、できるだけその日のうちに返信するようにしましょう。たとえ急ぎでなかったとしても、1週間近くも先方を待たせるのはマナー違反です。最低でも3日以内に返信するように心がけましょう。返信が遅れそうなときや、問い合わせ内容の確認に時間がかかりそうなときは、「後程改めて返信します」など、事前にメールでその旨伝えておくのがマナーです。
読みやすい文章を心がける
長い文章や、改行が少ない文章はとても読みづらいものです。できるだけ改行を入れ、相手が読みやすい文章になるようにしましょう。また、要件は短く端的に、分かりやすく伝えるようにしましょう。
最初に相手の会社名、名前を書く
メールを返信するときは、必ず相手の社名、名前を書きます。社名と名前の間に、部署名を入れても良いでしょう。1つの要件で何度もメールをやり取りする場合でも、必ず毎回社名、名前は書くようにしましょう。
言葉遣いに注意する
メールは相手の顔が見えないコミュニケーションのため、あらぬ誤解を招く恐れがあるので注意しましょう。かたすぎない程度の尊敬語や謙譲語、丁寧語を使い分けてメールを書くようにしましょう。
顔文字は使わない
絵文字や顔文字は絶対に使ってはいけません。（笑）、（泣）などといった表現もやめましょう。
署名の位置に注意する
ビジネスメールでは、メールの最後に署名を入れるのがマナーとなっています。署名には、会社名、個人名、住所、電話番号、メールアドレスなどを入れる場合が基本です。様々なメールソフトでは、署名を自動的にメールの最後に入るよう設定できるようになっています。返信が重なるやり取りのメールの場合、署名が何度も繰り返し自動入力されてしまうことになります。メールの返信が続く場合には、署名が重なりすぎないよう、必要なくなった署名は削除するなど、相手が読みやすくなるよう工夫してみましょう。
まとめ
ビジネスメールは、相手の都合の良い時間に確認してもらえる便利なコミュニケーションツールです。でも、急ぎの要件や相手に催促を依頼するような要件は、できるだけメールではなく電話などを使うようにしましょう。こうした内容のトラブルの原因となる可能性があります。
ビジネスメールのマナーを理解して、スムーズなコミュニケーションを実現しましょう。
